Was ein Büroservice Dienst leistet
Ich arbeite derzeit für einen Büroservice Dienst und wollte hier mal erläutern, was das eigentlich ist. Der Begriff „Büroservice“ umschreibt zuallererst eine Dienstleistung, die der Auftragnehmer für seinen Auftraggeber erbringt bzw. bereitstellt. Bei der gezielten Betrachtung sind mit „Büroservice“ vor allem zwei Tätigkeitsfelder gemeint.
Zum einen ist dies die Bereitstellung einer geschäftlichen Adresse, im Sinne von Räumlichkeiten, gegebenenfalls mit entsprechendem Mobiliar und technischer Infrastruktur, aber auch Parkplätzen, Kundenempfang, Abwicklung von Korrespondenz etc.
Diese Form ist insbesondere in Großstädten vorzufinden und wird gewöhnlich durch weitläufige Bürokomplexe – „Business Center“ – realisiert, in denen sich mehrere Kunden „einmieten“ und von gemeinsamen Features, wie Kundenempfang und Parkbereiche, profitieren.
Der Sinn eines solchen Dienstes
Die Unterhaltung der Büroflächen obliegt durch die Nutzung eines solchen Büroservices nicht mehr dem Auftrag erteilenden Unternehmer, der hierdurch in der Regel vor allem finanziell entlastet wird (angemietete Infrastruktur und Mobiliar – keine oder nur geringe Anschaffungskosten; kein Personalbedarf durch „gestellten“ Kundenempfang usw.). Auch spielt die Flexibilität für die Nutzer eine entscheidende Rolle.
Diese Variante des Büroservice ist unter anderem für Firmen interessant, die nur kurzzeitig eine Geschäftsadresse bzw. Räumlichkeiten an einem anderen Standort als dem eigentlichen Firmen- oder Filialsitz benötigen, beispielsweise wenn im Zusammenhang mit Messen Büroflächen für Kundentermine, Sitzungen oder Ähnliches erforderlich werden.
Die verschiedenen Varianten
| Darüber hinaus nutzen auch Firmenneugründer diese Variation, um die gerade zu Beginn hohen Anschaffungskosten zu minimieren. Ferner kann so mit der Zeit eingeschätzt werden (was zuvor in den wenigsten Fällen genau planbar ist), was für den weiteren „Firmenweg“ im Grunde unabdingbar ist und auf welche „Details“ verzichtet werden kann. Je nachdem welche Rahmenbedingungen für das Fortführen des Unternehmens von Bedeutung sind, kann der Inhaber entscheiden, ob er die Dienstleistung eines derartigen Büroservice auch weiterhin in Anspruch nimmt oder ob eigene Räumlichkeiten, eigene Technik, eigenes Personal etc. zweckmäßig erscheinen. |
Die zweite Variante eines Büroservice konzentriert sich deutlicher auf klassische Bürotätigkeiten wie die Postbearbeitung, der Telefonservice oder die Buchhaltung. Dabei stehen Räumlichkeiten weniger im Vordergrund, sondern vielmehr die personalisierte Leistung.
Das Dienstleistungsspektrum
In Abhängigkeit von der angebotenen Dienstleistung bzw. dem Dienstleistungsspektrum – sei es Telefonservice, Kundenempfang, die Erstellung von Prospekten und Präsentationsmappen, Lohnbuchhaltung usw. – sowie vom Vertragsinhalt respektive der Auftragsbestätigung werden die Leistungen in den Räumlichkeiten des Auftraggebers oder in denen des Auftragnehmers (Anbieters) erbracht.
Für den Auftraggeber bietet diese Form des Büroservice vor allen Dingen Flexibilität, Kalkulierbarkeit und die Optimierung von Personalkosten, denn regulär wird nur tatsächlich erbrachte Leistung, zum Beispiel Lohnbuchhaltungskosten pro Mitarbeiter oder die Besetzung des Büros des Auftraggebers auf Stundenbasis, abgerechnet. Hilfreich sind dabei viele online Tools, die eine Gehaltsausrechnung erleichtern. Einen Brutto-Netto Lohnrechner kann man hier finden.
Sowohl Neugründer als auch etablierte Unternehmen greifen auf diese Art des Outsourcings (Auslagerung – in diesem Fall von unternehmensinternen Aufgaben) zurück, die Gründe hierfür sind vielfältig. Eine Motivation ist beispielshalber die Auftragslage des Auftraggebers, sei es eine abgeschwächte oder eine steigende – Ersetzung des eigenen Personalstammes durch Outsourcing bei verringertem Arbeitsaufwand oder das Hinzuziehen des Büroservice-Anbieters wegen zeitweilig, erhöhtem Arbeitsaufwand.
Für Neugründer ist vor allem die Kalkulierbarkeit (Fixkosten) ein wichtiger Faktor, denn zu Beginn ist es schwer abzuschätzen, welcher Arbeitsaufwand zu bewältigen ist und ob die Festeinstellung von Büropersonal sinnvoll oder unrentabel ist.